如何提高时间管理技能-11步教你

  • 发布者:admin 2021-7-16
  • 来源:知互网

  完成工作、按时完成任务并在 100% 的时间内保持高效对每个人来说都是困难的。如果你在时间管理上挣扎,那就更难了。幸运的是,您可以通过多种方式提高时间管理技能。这些范围从您日常生活中的简单变化到您如何安排生活的彻底改革!本文探讨了您可以用来更有效地完成工作的许多时间管理技巧,包括制定每日计划、消除干扰和组织完美的工作空间。

  1、设定明确且可衡量的每周目标。

  写下你想要完成的一切。查看您的清单,并优先考虑那一周必须完成的工作,例如截止日期迫在眉睫的任务。设定具体的目标有助于让你保持动力,当你完成了你设定的所有事情时,会让你感到额外的成就感。

  挑战自己,完成比你想象的更多的任务,但不要过火。如果您在周五有大量研究论文到期,那么可能不是时候将整个家庭的组织和写小说添加到您的列表中。

  相反,尝试设定完成研究论文、整理衣橱和写十页小说的目标。

  2、创建每日计划来组织任务。

  使用日历或一张纸来安排日程。准确规划您每天想如何使用您的时间,在您的日程安排中不遗余力。包括您希望在每项任务上花费多少时间。例如,以“7:30 AM - 8:00 AM:起床吃早餐”之类的内容开始您的日程安排。然后执行一天中的第一个主要任务,例如“上午 8:00 - 上午 8:30:回复电子邮件”。

  你可能不会完全按照你的日程安排,因为生活有时会让你对一项任务需要多长时间感到惊讶。无论如何,时间表是一个很好的指导方针,可以让您按计划实现每周目标。

  3、按重要性排列日常任务的优先级。

  选择一天中最难或最紧迫的任务先做。假设您有大量的家庭作业要做,而您不知道从哪里开始。查看作业的截止日期以及每个作业的难度级别,并相应地确定优先级。首先解决一个困难、耗时的任务会让你感到有成就感,并准备好处理你的待办事项清单的其余部分!

  例如,如果您明天要完成大量数学作业,而在本周末要完成一些快速词汇工作表,请从数学作业开始。

  4、一次专注于一项任务。

  当你同时做太多事情时,很难把事情做好。当您从待办事项列表中划掉事情时,请让您的注意力集中在手头的任务上。摒弃对其他职责的想法,避免在不相关的职责之间来回切换。一次处理一项责任会更有效率。

  例如,不要同时回复电子邮件和回电话,而是在拨打电话之前回复所有电子邮件。

  在任务之间来回切换对你的大脑来说是更多的工作,并且会减慢这个过程。

  5、尽量减少干扰和干扰。

  全神贯注每一项任务。关闭任何干扰,例如电子邮件、电话和社交媒体通知。您还应该消除噪音,例如附近的电视或收音机。留出不想被打扰的时间,除非绝对必要,否则不要处理任何打扰。

  例如,如果您打算写 45 分钟,在此期间不要接听电话或回复任何电子邮件。45 分钟结束后,您可以查看电子邮件。

  社交媒体是一个很大的干扰。全天安排社交媒体时间并远离它,除非它在预定的时间段内。

  6、休息片刻,这样你就不会筋疲力尽。

  您无法一天 24 小时工作或保持高效。安排一整天的休息时间,让自己有时间休息和放松。休息可以让您重新充电并以全新的视角重新开始任务。尝试在休息时做一些与您的任务完全无关的事情,例如画画、弹吉他或在手机上下棋!你也可以考虑:

  给朋友打电话

  散步

  冥想或做一些伸展运动

  7、委派他人可以为您处理的任务。

  您不必自己做所有事情!允许他人处理某事让您有机会专注于其他任务,同时仍能完成所有工作。一定要委托给可靠和值得信赖的人!你不想担心这个人是否真的会完成它。

  请记住,授权是力量和智慧的标志,而不是弱点。每个人有时都必须寻求帮助!

  8、使用日记或应用程序跟踪您的时间。

  带一个笔记本,写下你所做的一切以及持续了多长时间。或者,下载一个免费的时间跟踪应用程序,如到期时间跟踪、日历或 TopTracker,以密切关注您每分钟的花费情况。确保你是诚实的。在一天结束时,回顾一下你是如何度过你的时间的。一周内每天都这样做,以了解您通常如何度过一天。在一周结束时,如果您发现自己在社交媒体或网上冲浪上花费了太多分钟(甚至几个小时),请考虑做出改变。

  最好连续几天跟踪您的时间,以便诚实地了解您的日程安排。有时您可能会参加生日晚宴或去看医生,这些不是日常任务,可能会打乱您的日程安排。

  9、在每天结束时查看您的任务列表。

  记下您已完成的工作以及仍需完成的工作。划掉你完成的任务并为第二天制定一个新的待办事项清单,从你没有完成的事情开始。每天晚上为这额外的步骤腾出时间可以帮助您庆祝自己取得的成就,同时牢记第二天的目标。它还可以帮助您更好地了解哪些任务花费的时间最多。使用该信息重新评估您应该给自己多少时间来完成某些任务。

  发现您没有完成所有任务是完全可以的!请记住,明天是新的一天。不断推动自己实现目标!

  10、用奖励来激励自己。

  在任务开始时,向自己保证在任务结束时给予奖励。例如,如果您有一项写作作业需要完成但又没有心情去做,那么在完成作业后,让自己步行 20 分钟到附近的公园!

  确保你的奖励是你真正喜欢的东西。

  你的奖励永远不应该导致挫折或让你偏离正轨。例如,在完成 30 分钟的任务后去看电影或休息一天可能不是一个好主意。

  11、如果您的盘子已满,请拒绝额外的项目。

  承担超出您处理能力的事情很容易。在同意新的职责时要切合实际,牢记已经完成的工作。例如,如果您的日程安排满了在学周期间的课程和足球练习,则可能不是加入另一个俱乐部的最佳时间。

  学会说“不”。如果你不能说“不”,请诚实地说明你的时间限制。例如,如果有人要求你在一天结束前完成某件事,你可能会说,“我有点超负荷了,对吧现在,但我可以在明天结束之前给你。”

  过度安排也会导致压力。当您感到压力时,您的工作效率就会降低。

  12、充分利用您的停机时间。

  当你有额外的时间时,快速列出一个清单。例如,尝试乘坐公共汽车去上班或上学做一些额外的计划。如果您发现自己在闲暇时间对自己的责任特别紧张,这将特别有用!

  不要将所有停机时间都用于计划和组织。这可能会带来压力,弊大于利。你还需要一些时间来放松一下!

  如果您有 10 分钟的停机时间,请先花 2 或 3 分钟整理一下。

  13、您的工作空间以提高工作效率。

  整理您的办公桌或在家中寻找一个安静、平静的空间。如果您的办公桌上堆满了纸张、信封、钢笔和垃圾,那么任何人都会感到有点压力或分心!整理您的工作空间,以消除任何潜在的干扰。扔掉所有垃圾,清除笔记本电脑和办公桌上的灰尘,然后尝试将文件整理在文件夹或活页夹中。

  不过,您不必消除所有个人风格!添加几张图片供您寻找幸福的瞬间,或者考虑一个可爱的笔架或桌面植物,为您的空间增添活力。